Archive for oktober, 2010

De omgang met een externe opdrachtnemer is één van de leukste en tegelijkertijd meest uitdagende klussen die je kunt hebben. Van architect tot aannemer en van onderzoeker tot ontwerper, we komen ze allemaal wel een keer tegen omdat we wat van ze willen.

Daar gaat natuurlijk heel wat aan vooraf. De finale stap van die voorbereiding is het schrijven van de briefing. De briefing als definitieve opdrachtverlening. Mogelijk als onderdeel van een aanbestedingsprocedure.

Beheer je eigen verwachtingen

Zelfkennis is eigenlijk de belangrijkste voorwaarde om een goede briefing te kunnen maken. Hoe interessant het ook is om aan je levenspartner te vragen wat die vindt, de briefing is jouw verantwoordelijkheid. Jij moet controleren of de opdrachtnemer het resultaat heeft geleverd dat door jouw verwachtingen is opgeroepen, of door die van het team waar je lid van bent. Is de briefing gegeven, dan is er geen weg meer terug.

Professionaliteit loont

Als je geluk hebt, en je hebt een professionele opdrachtnemer gekozen, dan krijg je een goede reactie op je briefing. Als je toevallig iets bent vergeten, of als een wens die je hebt niet kan worden uitgevoerd of alleen tegen hoge kosten, merk je snel wat een professionele opdrachtnemer is. Die windt er geen doekjes om!

De briefing zelf

Digitaal of op papier is niet belangrijk, maar een briefing moet zwart op wit. Een briefing is de kern van de overeenkomst die tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt afgesloten. Voor beide geeft de briefing houvast. De briefing bevat informatie over jouw organisatie. Vertel wie je klanten of cliënten zijn, wat voor diensten je verleent of wat voor soort producten je maakt, wat voor mensen je in dienst hebt, wie je concurrenten zijn, in welke maatschappelijke context je zaken doet en hoe de toekomst er voor jouw organisatie uitziet. Vraag jezelf iedere keer weer af: is dit de meest actuele stand van zaken?

Wees creatief

De volgende stap is zo nauwkeurig mogelijk op te schrijven wat jij wilt van de opdrachtnemer? Zeg maar, waarom wil je dat die opdrachtnemer voor jou aan de slag gaat? Wat wil je dat het eindresultaat is van zijn of haar inspanningen? Het is toegestaan om bij die omschrijving zo creatief te zijn als je maar enigszins kunt. Het mag gaan over vorm en kleur in jouw woorden. Om de manier waarop jij wilt dat andere mensen van buiten en binnen naar jouw organisatie kijken. Ben trots op jouw organisatie en laat dat merken. Maar vermijdt iedere vorm van arrogantie. Ben eerlijk.

Randvoorwaarden

Geld is altijd een belangrijke grens aan wat we willen en wat kan. Dus daar zeg je iets over in de briefing. Wat heb je voor de uitvoering van de opdracht over?
Daarnaast: wat voor soort opdrachtnemer heb je op het oog? En: hoe wil je dat die zich gedraagt tijdens de uitvoering van de opdracht? Moet er veel of weinig worden gecommuniceerd? Wil je op de hoogte blijven van de voortgang? Wil je eerst ontwerpen of schetsen zien en dan pas een definitief voorstel? Wat doe je als je het resultaat niet ziet zitten? Kun je al iets zeggen over de samenwerking na de uitvoering van de opdracht? Hoe zit het met rechten en plichten van de opdrachtnemer? Maar ook met die van jou, als opdrachtgever?

Zelfkennis

Het komt zeker voor dat een opdrachtgever meer weet dan een opdrachtnemer. Over het algemeen is dit niet het geval. Een briefing opstellen, geven en het resultaat beoordelen, is dus een onzeker en ingewikkeld beslissingsproces. Daarom is zelfkennis belangrijker dan kennis van het vak van de opdrachtnemer. Die verstaat zijn of haar vak wel.
Zo is het goed om te weten dat onze psyche altijd een loopje met ons neemt bij complexe beslissingsprocessen. Een paar voorbeelden:
- We gaan er al te gemakkelijk vanuit dat ons eigen oordeel beter is dan dat van de opdrachtnemer.
- We sussen ons in slaap met wat ons aanstaat, het tegenovergestelde krijgt maar weinig aandacht.
- De beste briefing schrijf je als alles achter de rug is.

Tom van Oosterhout,
Adviseur voor bestuur en beleid

•Het is toch maar een interne brief;
•Het móet de deur uit, dan maar zo;
•Hoezo die kleur klopt niet, wie ziet dat nou;
•Dan moet dat font ook op die computer worden geïnstalleerd, ik weet niet hoe dat moet;
•Wij nemen echt een andere positie in binnen het bedrijf, dus moet er voor ons een ander logo komen;
•Geeft niet dat je het logo niet digitaal hebt, we bouwen het wel even na;
•Dat logo van ons is wel zo lelijk, dat ga ik niet gebruiken, hoor;
•…..

Consequent

Een huisstijl is een strategisch instrument. Een huisstijl is bedrijfskapitaal. Mensen zijn vaak zuiniger op hun auto dan op hun huisstijl, dat verbaast me. (Zoals er overigens ook meer geld wordt uitgegeven aan een auto dan aan een huisstijl, maar dat terzijde).
Wanneer werkt een huisstijl goed? Als hij consequent wordt toegepast.
Het lijkt een dooddoener, maar niets is minder waar.
Verschillende omstandigheden werken die consequente toepassing tegen. Soms ligt de oorzaak bij het bedrijf zelf, soms ligt de oorzaak bij een van de uitvoerende bedrijven, en natuurlijk kan de oorzaak ook bij de ontwerper liggen (ontwerpers zijn net mensen ).

Waakhond

Een huisstijlbewaker moet een waakhond zijn. Dat is niet de leukste positie binnen een bedrijf, maar o zo belangrijk. Bij kleine bedrijven is de huisstijlbewaker meestal de eigenaar. Een consequente toepassing hangt dan af van het belang wat hij/zij hecht aan de huisstijl of vormgeving in het algemeen.
Toch kun je je voorstellen dat ook iemand die veel belang aan design hecht op enig moment in tijdnood komt en ‘toch maar snel ff’ een uiting de deur uitdoet.

In grote bedrijven ligt het moeilijker. Iedereen heeft een mening over de huisstijl, niet iedereen heeft verstand van zaken. De kleur geel voor ELECTRON was niet gekozen vanwege persoonlijke smaak van de ontwerper, maar omdat hun werktuigen toch al geel waren. Ik zag er de humor wel van in dat er werd geroepen “Daar is de grote vergeler weer” als mijn collega of ik binnenkwamen,  maar de energie die werd gestopt in het ontlopen van toepassing van de huisstijl had beter op een andere manier kunnen worden gebruikt.

Een ergernis die ik al mijn hele werkzame leven als ontwerper heb, wordt veroorzaakt door kranten en uitgeverijen, die roepen dat het niet erg is dat de klant geen digitaal document kan aanleveren. Ze bouwen het wel ‘even’ na. Niet altijd gehinderd door de juiste kennis of een goed oog voor detail.
De letters van Stadsherstel Breda heb ik gemodificeerd, een oppervlakkige beschouwer zou kunnen denken dat het slechts een afwisseling is van normale en cursieve letters.

Werkkapitaal

Zelf kun je je huisstijl of de huisstijl van je bedrijf wel beu zijn, maar zijn jouw klanten die ook al beu? Die kijken er niet zo vaak tegenaan als jijzelf.

En een welgemeend advies, dat ik vaak aan mijn opdrachtgevers geef: ‘speel’ niet met je logo. Je huisstijl, je logo, is je werkkapitaal. Net zo min als je met je echte kapitaal speelt, moet je dat ook niet met je logo doen.

That’s the question

Wat denken jullie: zou het zo zijn, dat bedrijven zich drukker maken over het gebruik van de sociale media onder werktijd, dan over het goed toepassen van de huisstijl?

Ik begin deze blog met negatieve uitspraken, die ik in werkelijkheid heb gehoord, maar er is genoeg positiefs te melden over huisstijlen (en dan heb ik het natuurlijk niet over de uitglijder van Gap). Hebben jullie een goede, positieve uitspraak over een huisstijl?

Helaas heb ik nog geen onderzoek gevonden over de richting van teksten op uithangborden. Zie ook: Discussie over links of rechts.
Naast wat ik heb laten zien, is er nog een richting: de letters kunnen ook onder elkaar worden gezet. Zonder onderzoek kan ik zo al zeggen, hoe ik daarover denk. Daar ben ik op tegen en ik leg hier uit waarom.

“Chinezen”

Chinees lees je van boven naar beneden, dus dan ligt het voor de hand om de tekst zo op een bord te zetten. In onze taal kun je dat slechts op beperkte schaal toepassen.
“HOTEL” kan nog net, omdat het een heel bekend woord is en omdat het slechts vijf letters heeft. Langere woorden kun je niet lezen, maar moet je spellen om erachter te komen wat er staat. Dat is een praktisch nadeel.

Mooi of lelijk

Letters nemen niet evenveel ruimte in beslag. Een W of een M zijn breder dan een I. Bij woorden waar die letters gecombineerd in zitten, is onder elkaar plaatsen een esthetisch nadeel. Je kunt dat nog wel enigszins oplossen door een niet-proportioneel lettertype te gebruiken, maar fraai wordt het nooit.
In mijn vak is het erg moeilijk om over mooi of lelijk te spreken. Je ontkomt er natuurlijk niet aan, want iedereen heeft een idee over wat hij/zij mooi of lelijk vindt. Zelf probeer ik het zoveel mogelijk te vermijden. Maar je ziet het, in dit geval maak ook ik een uitzondering.

Voorbeelden?

Kom je mooie, lelijke, goede, slechte of grappige voorbeelden van uithangborden tegen, dan hou ik me aanbevolen!

Poppetjes die de verkeerde kant op lopen, stadsplattegronden waar je niet op kunt zien waar je bent, ik erger me wat af. Meestal op vakantie (stom, hè), want dat zijn de momenten dat ik me op onbekende plaatsen bevind. Zo vind ik het mateloos irritant als het Noorden op een kaart niet naar boven staat. Dus wat te denken van dit plaatje, te zien in Empúries. De N van het Noorden staat er drie keer op, drie keer een andere richting uit.
Grrr.
Ik kan me niet oriënteren zo, hoor.